出張前手続き |
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| ・出張届関係書類 3種類 （外国出張時は4種類） |
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1)-1 出張届 |
記入例を参照し、書式に沿ってすべての書類に記入→office@チェック→スタッフ書類作成→押印 |
1)-3 出張報告書 |
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1)-4 旅程表（外国出張のみ） |
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| ・交通手段・宿泊先情報 |
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2)-1 移動手段の情報
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【飛行機】フライト見積書と旅程表、または予約完了メール（航空会社・スケジュール・費用が分かるもの） |
2)-2 宿泊先の情報 |
宿泊期間と費用が分かるもの（予約完了メール等） |
| ・学会参加の場合 | |
3)-1学会HPのトップページ |
学会の名称、開催期間、場所がわかるもの |
3)-2 学会プログラム |
出席する本人の名前が記載されている部分 |
3)-3 参加費内訳 |
HPのコピー。食事代（懇親会費等）が参加費に含まれているかどうかがわかるもの。 |
| ・研究打合せの場合 | |
4)-1先方担当者とのメール |
お約束したことがわかる部分。（例）○○大学にて●●に関する研究打合せ（先方担当者：◎◎先生） |
| ・支払情報 | |
5)カード明細や領収書メール |
航空運賃、宿泊費、参加費 |
出張後手続き |
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| ・支払情報 | |
6) ホテルの領収書（宿泊の場合） |
A4サイズ以下の場合、A4サイズ用紙に貼付。 |
7) 搭乗券半券・領収書（飛行機） |
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8) 参加費領収書（学会他の場合） |
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9) 出張前に提出できなかった分のクレジットカード明細 |
| ・TRAVEL 出張申請：確認チェックシート （ダウンロードページと同じものです） |
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注）研究室から二人以上で出張に行かれる場合は、出来る限り相部屋でお願いします。
領収書には宿泊者全員の名前が記載されるよう、
① ホテル代を宿泊者数で割ってもらい、宿泊者ごとに領収書を書いてもらうか、
② ホテルの宿泊代金を払った方のお名前で宛名を書いてもらい、領収書に宿泊者全員の名前を記載してもらってください。
・外国出張の場合には、原則、仮払い（前払い）申請をお願いいたします。 仮払い申請マニュアルに従って、早めのご準備をお願いいたします。
・間に合わない場合には、精算払い（後払い）となりますが、クレジットカード等で立替をされている場合には、口座内の残額にご注意ください。 引き落としがされるまでに、大学から旅費等の入金があるとは限りませんので、残額が足りない場合には、ご相談ください。
